Эверант
на главнуюнаписать письмо

Идеальное техническое задание для проведения мероприятия

Техническое задание (ТЗ) является базовым документом при осуществлении любого проекта. При реализации проектов в event-бизнесе ТЗ важно для заказчика, так как позволяет ему сформулировать наиболее полно и точно задачу исполнителю, а исполнителю дает возможность понять чего конкретно от него хотят. При составлении грамотного ТЗ мелочей не существует. Нужно максимально учесть все детали предстоящего события и тогда результат не разочарует ни одну из сторон. Как же составить такое техническое задание? Идеально, если работать над техническим заданием будут совместно представители заказчика и исполнителя. Нужно получить ответы на вопросы: ЧТО? Определяем цели и задачи реализуемого проекта. Цель носит стратегический характер и ею может быть увеличение количества лояльный партнеров, повышение популярности мэра города или презентация нового продукта. Задачи имеют более конкретный, измеряемый результат - привлечение 250 новых постоянных клиентов или 10 инвесторов, выход 15 положительных публикаций в прессе о событии или продукте и т.д. Цели и задачи (а их может быть несколько) должны быть четко сформулированы и остальная работа по реализации проекта будет вестись в постоянном сопоставлении с ними. КТО? Определить аудиторию мероприятия. Число гостей и участников мероприятия, а также их состав прописывается в ТЗ. Учитывается половой и возрастной состав, социальное положение и уровень доходов. Аудитория может быть внутренняя – сотрудники организации и внешняя – клиенты, партнеры, инвесторы. Важно учесть, будут ли присутствовать на мероприятии дети или другие особенные участники. КОГДА? Обозначаем сроки проведения мероприятия. Срок реализация должны быть реальными, то есть должно быть достаточно времени на решение творческих задач и техническую реализацию мероприятия. КАКИМ ОБРАЗОМ? Выбираем тип, формат и концепцию мероприятия, анализируя цели и задачи, предполагаемую аудиторию и сроки проведения мероприятия. Тип мероприятия будет определять его формат. Как правило, деловые мероприятия – это конференции, форумы, а массовые – фестивали, выставки, соревнования. СКОЛЬКО? Затраты на организацию мероприятия определяются уровнем запросов заказчика. Желательно, что бы бюджет мероприятия был определен как можно раньше. Как минимум ориентировочный для понимания какого «размаха» событие заказчик готов провести. Исполнителю будет намного проще сделать для заказчика максимально выгодное предложение. Формат, бюджет и концепция мероприятия определяют функциональные требования. На этом этапе формируются конкретные пункты технического задания: - требования к месту проведения мероприятия, - организация питания и проживания участников, - техническая оснащенность места проведения мероприятия, - требования к стилю и оформлению мероприятия, - содержание мероприятия, - оказание полиграфических услуг, - организация рекламной или PR-компании, - организация трансфера. В заключении хочется отметить, что грамотно составленное техническое задание помогает сторонам достигнуть договоренности по всему перечню вопросов, возникающих при подготовке и реализации проекта. Тщательная проработка деталей и определение уровня ответственности дает возможность исполнителю сделать максимально точно свою работу и добиться лучшего результата.
© Эверант — продюсерская группа, 2007
660060, г. Красноярск, ул. Марковского, 102
тел./факс 227-16-42. email: everant@everant.ru
Организация праздников в Красноярске
ИнтекМедиа, разработка сайтов Красноярск Разработка: «ИнтекМедиа»
Технология: CMS «Aquilon»